Автоматизация аттестации персонала

MoscowMap.ru 12 мая 2023

Аттестацию проводят для оценки качества работы сотрудника и его соответствия занимаемой должности. Периодичность, сроки, порядок прохождения аттестационного «экзамена» устанавливается законодательством и нормативно-правовыми актами, связанными с трудовым правом, а также локальными правовыми актами предприятия или организации (ч.2 ст. 81 ТК РФ). Так, правила проведения обязательной аттестации госслужащих, медработников, педагогов, аудиторов, работников опасных производств приняты на ведомственном уровне. На частных предприятиях оценку деловых качеств и квалификации персонала регулируют локальные акты. 

В чем сложности проведения аттестации

Организацией мероприятия занимаются HRы, руководители подразделений и привлеченные специалисты.

На предприятии необходимо разработать Положение об аттестации, отвечающее нормам трудового законодательства. Руководитель компании утверждает документ, а кадровики озвучивают текст персоналу.

Для анализа результатов аттестации и подведения ее итогов в компании создают экспертную и аттестационную комиссию, из числа специалистов, начальников отделов, директоров департамента и работников кадровой службы. На основании результатов комиссии:

• составляют сравнительные таблицы;
• выделяют группы эффективных и неэффективных сотрудников;
• готовят рекомендации по устранению выявленных проблем.

Аттестация — стресс для персонала. Многие работники испытывают страх перед «экзаменом», опасаются увольнения, если результат будет неудовлетворительным. Людям следует объяснить, что цель аттестации — не увольнение неугодных, а дополнительный мотивирующий фактор (увеличение зарплаты, премирование, повышение в должности). С результатами «экзамена» необходимо ознакомить работников, поскольку неведение может демотивировать коллектив, что сказывается на производительности труда. При этом не следует публично делать критические замечания в адрес сотрудников, не прошедших аттестацию.

При проведении оценочных мероприятий организаторы тратят много времени на создание бумажных опросников. Члены аттестационной комиссии и проверяющие надолго «выпадают» из рабочего процесса. Это особенно неудобно в компаниях с разветвленной сетью филиалов в разных частях города, страны — сотрудники, ответственные за проведение аттестации, надолго оставляют производство, им необходимо оплачивать командировочные.

Зачастую по итогу аттестации невозможно оценить уровень развития специалиста и принять правильное кадровое решение (например, сформировать зарплату, перевести работника на более высокую должность). Чтобы избежать таких проблем, процесс лучше автоматизировать. 

Виды автоматизированных систем

Для оценки сотрудников применяют автоматизированные системы:

• коробочные (устанавливают на сервер компании);
• облачные (ПО хранится на сервере разработчика, данные передаются через интернет).

Облачные продукты дают пользователям легкий доступ к приложениям и данным через сеть интернета. Один и тот же ресурс могут использовать одновременно несколько пользователей. Вся информация доступна с ПК, планшета, смартфона и любого устройства, подключенного к сети (пользователь не привязан к определенному рабочему месту). Для внедрения автоматизации не требуются услуги провайдера. Виды облачных сервисов: IaaS, PaaS и SaaS.

Плюсы автоматизации облачного типа:

• гибкость;
• возможность увеличения производительности под потребности конкретной компании;
• доступ к приложениям из любой точки мира, где есть интернет;
• за бесперебойную работу ПО отвечает разработчик;
• сервисы оплачиваются только по мере их использования, при этом оплата происходит за пакет услуг.

Для работы с облачными приложениями требуется постоянное подключение к интернету. Система достаточно уязвима. Чтобы доступ к хранилищу данных не получили злоумышленники, провайдеры предоставляют различные решения, обеспечивающие надежную работу приложений. Например, разграничение прав и доступов.

Коробочные IT-решения — ПО с базовым набором функций. Продукт предназначен для массовых продаж, поэтому стоит в разы дешевле программ, разработанных на заказ. «Коробки» можно быстро установить на компьютере и после небольшой настройки (максимум месяц) приступать к работе. Они недороги, универсальны и просты в использовании. Софт из «коробки» включает набор стандартных функций, как полезных при аттестации, так и лишних, но его можно доработать и усовершенствовать для закрытия своих нужд. Для кастомизации и развития функциональности системы необходимо привлекать внешних специалистов или штатных айтишников. 

Как работает автоматизированная система при аттестации

Аттестуемые решают задания с компьютера и/или планшета, смартфона. Организаторы видят участников, набранные баллы, допущенные ошибки. При этом можно одновременно аттестовать неограниченное количество сотрудников.

Встроенные модули расширяют возможности ПО. Они позволяют наблюдать за респондентами в режиме онлайн. Могут фиксировать происходящее в режиме аудио или видео, верифицировать работника для исключения его подмены или отсутствия, фиксировать нарушения, анализировать поведенческую модель. Такие опции дают возможность проводить аттестацию дистанционно.

Для контроля дистанционного испытания можно дополнительно подключить прокторинг. Система автоматически записывает весь процесс, самого аттестуемого и все, что происходит на рабочем столе, обнаруживает запрещенные действия и направляет сведения организаторам.

Программа автоматически формирует развернутый отчет с данными результатх тестирования, прокторинга, рекомендациями по обучению и повышению квалификации сотрудников. Работодатель получает объективную информацию о квалификации персонала, которая поможет принять правильные кадровые решения и эффективнее использовать материальное стимулирование сотрудников. 

Рекомендации по внедрению автоматизации аттестации персонала

При выборе системы для автоматизации аттестации и оценки персонала, важно определить, какие задачи она будет решать, кто будет пользователем программы. Критерии выбора платформы:

1. Доступность (наличие пробной версии, быстрота внедрения).
2. Формат (облако или коробка).
3. Интерфейс (насколько понятен неопытному пользователю).
4. Статистика по результатам тестирования (какую информацию можно получить по отчетам).
5. Возможно ли брендирование (адаптация системы под брендбук компании).
6. Возможность интеграции в систему управления предприятием.
7. Тарифы и цены.

Универсальные ПО

Такая автоматизация обычно используется в средних и крупных компаниях. Например, системой StartExam пользуется Совкомбанк, МТС, Мегафон. Универсальные программы автоматизируют не только аттестацию, но и кадровый учет, расчет зарплаты и другие производственные процессы.

Системы имеют модульную структуру. Базовая комплектация включает множество отчетов и функций. Продукт можно дорабатывать с учетом потребностей компании. Примеры комплексных решений — HRM-система (HRMS, HCM, HXM) для автоматизации HR-процессов, БОСС, 1С: ЗУП.

Комплексная автоматизация позволяет использовать единую базу данных и функций (применять одни и те же алгоритмы расчета и проверки для выполнения схожих задач), а также единый интерфейс. На ее внедрение потребуется от нескольких месяцев до нескольких лет. Ее стоимость обычно во много раз превышает цену коробочных вариантов. Но если компания не нуждается в глубокой аналитике, можно остановиться на «коробке». 

Тесты — эффективный инструмент оценки персонала

Можно автоматизировать разные методы аттестации:

• экзамен;
• интервью;
• тестирование;
• комплексную оценку — беседа тестирование.

Тесты позволяют получить объективную информацию о каждом сотруднике. При этом на результат не влияет личное мнение членов аттестационной комиссии. Правильно выбранные тестовые задания покажут не только профессиональные компетенции работника, но и личностные качества, необходимые для конкретной должности, а также помогут разработать и реализовать планы обучения и повышения квалификации персонала. Так для аттестации подойдут тесты знаний, которые оценивают профессиональные навыки сотрудника. При этом организатор должен видеть отчет респондента по результатам тестирования.

Российский провайдер тестовых методик: Лаборатория Гуманитарные Технологии (HT Lab) разработала и осуществляет поставку готовых продуктов под оболочкой Maintest:

• Maintest Online (на базе SaaS). Не требует установки на компьютер. Для доступа нужен интернет. Тестирование проходит онлайн через отдельный web-кабинет. Вход — с любого устройства, подключенного к сети;
• Maintest Offline. Устанавливают на один ПК, который выполняет функцию сервера. Для просмотра и прохождения тестов на других компьютерах нужен доступ к серверу по сети. Одновременно можно запускать до 40 сеансов;
• Maintest Pro (облачное решение). Применяют для конструирования и проведения профессионального тестирования. Реализована возможность формирования уникальных вариантов теста путем случайного выбора заданий из расширенного банка вопросов. Maintest Pro автоматизирует рассылку приглашений, мониторит прохождение тестов, обеспечивает защиту от потери данных. Есть режим экспертизы тестовых заданий.

Программа формирует различные отчеты по одному и тому же тесту. Система позволяет импортировать и экспортировать тесты и их результаты в Excel-таблицы. API-интерфейс позволяет интегрировать ее с LMS и ERP-системами заказчика. Тестовый плеер может быть встроен в корпоративный портал или на сайт компании.

Автоматизация аттестации — эффективный способ снижения финансовых затрат и рисков в управлении кадрами. Автоматизированные системы позволяют:

• сделать аттестацию одинаково прозрачной и понятной для руководителей и персонала;
• сократить бумажный документооборот и трудозатраты на сбор и обработку оценочных форм;
• оценить в короткие сроки большое количество работников разных должностей (что особенно важно в компаниях с разветвленной сетью филиалов);
• повысить точность результатов оценки сотрудников;
• грамотно управлять кадрами и принимать адекватные кадровые решения.